Como escolher um CRM sem cometer os 7 erros que travam 90% das operações comerciais

Se você está pesquisando como escolher um CRM pra sua operação comercial, provavelmente já ouviu falar de Pipedrive, Kommo, HubSpot e uma dúzia de outros nomes. Mas a pergunta que ninguém responde é: qual escolher?

A escolha do CRM é o menor dos problemas. Afinal, o problema de verdade é que você vai gastar energia escolhendo entre plataformas quando deveria estar definindo o que precisa controlar. Portanto, a ferramenta vem depois.

Nos últimos anos, a 360 Sales implantou CRM em mais de centenas empresas. E em 90% dos casos, o erro não estava na escolha da plataforma. Pelo contrário, estava no que a empresa esperava que o CRM fizesse por ela.

Quais são os 7 pontos que você precisa analisar antes de escolher qualquer crm?

Antes de abrir a página de precificação do Pipedrive ou do HubSpot, você precisa ter clareza sobre estes sete pontos. Afinal, sem isso, qualquer ferramenta vai virar planilha cara.

1. Toda oportunidade tem próxima atividade agendada, com data real

Negócio em aberto sem próxima atividade é negócio esquecido. A checagem diária do gestor é uma só: quantos negócios em aberto estão sem próxima atividade. O número esperado é zero. Se o CRM que você está avaliando não deixa isso visível, já era.

2. Motivo de perda obrigatório e padronizado, em lista fechada

Campo livre não gera análise. Isso porque sem lista fechada não dá pra descobrir se o problema é preço, timing, concorrente ou qualificação. Por isso, o CRM precisa te obrigar a escolher entre 5 ou 6 motivos, no máximo. Se deixar o vendedor escrever o que quiser, você nunca vai saber onde está perdendo de verdade.

3. Etapa do funil muda por evento verificável, não por sensação do vendedor

“Em negociação” tem que significar a mesma coisa pra todo mundo do time. Se um vendedor coloca o lead em negociação depois de mandar a proposta e outro só depois que o cliente pediu desconto, seu funil mente. Em outras palavras, o CRM precisa permitir que você trave a mudança de etapa até que algo concreto aconteça.

4. O CRM fecha todo dia

Quinze minutos no fim do expediente: o que foi feito marca como concluído, o que não foi reagenda com data real, o que virou outra coisa atualiza. Se o CRM não fecha todo dia, o dado da semana já nasce errado, e a reunião de pipeline vira discussão sobre se o número está certo em vez de discussão sobre o que fazer.

5. Campos padronizados desde o dia 1

Origem do lead, segmento, porte, motivo de perda, data de resgate, responsável, próxima atividade, valor e recorrência. Por isso, esses campos precisam estar prontos antes de subir o primeiro lead. A 360 padroniza isso na implantação porque se você deixar pra depois, nunca mais vai conseguir analisar nada com consistência.

6. Integração com WhatsApp

A conversa precisa cair dentro do negócio no CRM. Histórico que mora só no celular do vendedor some quando o vendedor sai. Se você está avaliando um CRM, pergunte se ele tem CRM integrado ao WhatsApp. Em suma, não é sobre modismo, é sobre não perder contexto.

7. Você confia nos números que saem de lá

No fundo, você não confia nos números. Eu sei porque já vi isso 200 vezes. O gestor olha pro CRM, vê que tem 40 negócios em aberto, mas não acredita que 40 negócios estão realmente vivos. Isso acontece porque faltam as regras acima. Em resumo, escolher CRM sem resolver isso é trocar de cadeira num barco furado.

Pipedrive, Kommo ou HubSpot: qual escolher depois que você definiu o que precisa

Agora sim faz sentido falar de plataforma. Porque a ferramenta não vai resolver o problema se você não souber o que controlar. Mas, uma vez que você sabe, a escolha fica bem mais simples.

Pipedrive é direto ao ponto. Funil visual, fácil de usar, mas ao mesmo tempo com automações poderosas. A interface é limpa, dá pra customizar campos, criar automações e ele tem integração nativa com várias ferramentas. Por outro lado, o ponto fraco é a parte de marketing, que resolve o básico apenas.

Kommo (antigo amoCRM) tem como diferencial a integração forte com canais de mensagem, especialmente WhatsApp. Se a sua operação vive de conversa por mensagem e você quer tudo centralizado, faz sentido. A curva de aprendizado é um pouco maior que a do Pipedrive, mas nada absurdo. Tem boas automações, mas particularmente tive experiências ruins com a estabilidade da plataforma em geral. Preço mais reduzido.

HubSpot é o canivete suíço. CRM, automação de marketing, atendimento, tudo integrado. Além disso, a versão gratuita é generosa, dá pra começar sem pagar nada. No entanto, o problema é quando você começa a precisar de funcionalidades mais avançadas, o preço sobe rápido (bem além do pipedrive)

A 360 trabalha mais com Pipedrive porque a maioria dos clientes precisa de algo que funcione em pouco tempo, não em 3 meses. Mas já implantamos Kommo em operações que vivem de WhatsApp e HubSpot em empresas com necessidades mais complexas.

O que ninguém fala sobre implantação de CRM

A parte técnica de subir o CRM é a mais fácil. Importar planilha, fazer o de-para dos campos, configurar funil. Isso leva poucos dias.

O difícil é fazer o time usar. E fazer o time usar depende de três coisas: processo claro, campos obrigatórios nos lugares certos e cobrança diária do gestor. Sem isso, o CRM vira cemitério de lead em 3 semanas.

Por isso que a taxa de renovação da 360 é de 82%. Não é porque a gente escolhe a ferramenta certa. É porque criamos processos bem definidos, metas claras e time alinhado na mesma direção. Tudo passa a ser acompanhado e melhorado de forma contínua para aumentar seus resultados.

Se você não tiver alguém olhando todo dia quantos negócios estão sem próxima atividade, pode escolher o CRM que for. Não vai funcionar.

Como escolher um CRM: comece pelo processo, não pela ferramenta

Você não precisa do CRM perfeito. Você precisa de um CRM que o time vai usar e que vai te dar os números que você precisa pra tomar decisão.

Defina claramente as regras básicas de uso do funil, escolha os campos obrigatórios, monte o funil com etapas verificáveis.

E se você não tiver certeza se vai conseguir fazer o time seguir o processo, contrata alguém pra implantar. Porque CRM sem processo é dinheiro jogado fora.

Se quiser ir mais fundo, veja os outros artigos sobre gestão comercial no blog da 360 ou conheça o trabalho de consultoria comercial da 360 Sales.

Para aprofundar: o que é CRM, no guia da Salesforce.

Quer ver isso aplicado em empresas reais? Veja os cases de consultoria comercial da 360, com o contexto, o escopo e o resultado de cada cliente.