CAMPOS do CRM: o mínimo que sustenta relatório e o máximo que trava vendas

Campos do CRM são a primeira discussão em qualquer implantação. Se você é gestor comercial, com certeza já ouviu que “precisa preencher tudo direitinho” ou que “falta informação importante no sistema”. O problema é que ninguém explica o que, de fato, sustenta um relatório de vendas e o que só consome tempo do vendedor.

Falo pros meus clientes: o excesso de campos mata a adoção. O time para de preencher porque não aguenta mais cadastrar dado que nunca vira decisão.

Quais campos do CRM são realmente obrigatórios?

Depois de implantar CRM em mais de 200 empresas, a 360 chegou em nove campos obrigatórios. Nenhum a mais, nenhum a menos. São eles:

1- Origem do lead
De onde veio: indicação, site, evento, prospecção ativa. Sem isso, afinal, você não sabe qual canal traz resultado.

2- Segmento
Indústria, serviços, varejo. Além disso, relatório sem segmento não mostra onde você vende mais nem onde deveria prospectar.

3- Porte
Faturamento mensal ou número de funcionários. Assim você descobre se está queimando energia com empresa pequena quando o ticket exige grande.

4- Motivo de perda obrigatório e padronizado, em lista fechada
Campo livre não gera análise. Por isso, precisa ser lista fechada: preço, timing, concorrente, qualificação. Sem lista fechada não dá pra descobrir se o problema é comercial, operacional ou de prospecção.

5- Data de resgate
Negócio que não fecha agora mas tem potencial futuro precisa sair do pipeline. Por isso, você perde o negócio e agenda o resgate. Assim o funil mostra só o que pode fechar no ciclo.

6- Responsável
Quem cuida daquilo. Parece óbvio, mas tem empresa onde três pessoas mexem no mesmo negócio e ninguém assume.

7- Próxima atividade
Com data real. Esse é o campo que separa CRM que funciona de CRM que vira gaveta. Mais sobre isso já já.

8- Valor
Quanto vale o negócio. Ou seja, pipeline sem valor não é pipeline, é lista de tarefas.

9- Recorrência
Se o ticket se repete, o valor do cliente muda. Além disso, MRR de mil reais não é venda de mil reais.

Além disso, a conversa do WhatsApp precisa cair dentro do negócio no CRM. Histórico que mora só no celular do vendedor some quando o vendedor sai.

A regra número um: toda oportunidade tem próxima atividade agendada

Negócio em aberto sem próxima atividade é negócio esquecido. A checagem diária do gestor é uma só: quantos negócios em aberto estão sem próxima atividade. O número esperado é zero.

Portanto, o campo “próxima atividade” não é sugestão. É obrigatório. Sem ele o CRM não fecha, o pipeline fica poluído e a reunião de segunda vira discussão sobre se o número está certo em vez de discussão sobre o que fazer.

Ou seja, o sistema deve bloquear o avanço da etapa se não houver atividade futura cadastrada. Simples assim.

O que significa “próxima atividade com data real”

Data real é data de calendário. Não é “semana que vem”. Não é “quando o cliente retornar”. É dia, mês, ano e horário.

Se o cliente pediu pra você ligar na quinta às 15h, a atividade é quinta às 15h. Se ele disse “me liga semana que vem”, você escolhe um dia da semana que vem e agenda. Assim o gestor sabe exatamente o que o time vai fazer amanhã.

Motivo de perda em lista fechada: sem isso o relatório mente

Campo livre de motivo de perda é inútil. Um vendedor escreve “sem verba”, outro escreve “não aprovou”, outro “preço”. Os três estão falando da mesma coisa, mas o relatório mostra três motivos diferentes.

Por isso, motivo de perda obrigatorio e padronizado, em lista fechada. Quatro opções bastam:

1- Preço (perdeu porque o concorrente era mais barato ou porque o cliente achou caro)
2- Timing (o cliente vai comprar, mas não agora)
3- Concorrente (escolheu outro fornecedor por motivo que não seja preço)
4- Qualificação (não era cliente, a prospecção errou)

Com isso, no fim do mês você sabe: estou perdendo porque to caro, porque to prospectando errado ou porque o concorrente entrega algo que eu não entrego. Decisão comercial vem disso.

Etapa do funil muda por evento verificável

Outro erro clássico: deixar o vendedor mudar a etapa do negócio quando ele acha que deve. Resultado: “em negociação” significa uma coisa diferente pra cada um do time.

Etapa muda por evento verificável, não por sensação. Alguns exemplos:

O negócio só entra em “proposta enviada” depois que a proposta foi, de fato, enviada. Parece óbvio, mas tem vendedor que muda a etapa antes de mandar o PDF.

Já a etapa “negociação” só acontece depois que o cliente pediu desconto, prazo ou alguma condição diferente. Se ele só recebeu a proposta e ainda não falou nada, não é negociação.

Enquanto isso, “aguardando assinatura” exige que o contrato tenha sido enviado pro cliente. Não adianta o vendedor dizer que “já tá ganhando”. Afinal, pipeline é ferramenta de gestão, não de torcida.

Campos do CRM que você NÃO precisa cadastrar

Agora vem a parte boa: o que tirar. Porque a maioria das empresas implanta CRM pedindo campo demais.

Alguns exemplos de campos inúteis:

Cargo completo do contato: “Coordenador de Compras e Suprimentos” não agrega nada que “Compras” já não diga. Além disso, ninguém preenche igual.

CNPJ: se você não emite nota pelo CRM, CNPJ não serve pra nada no dia a dia comercial. Quando fechar, o financeiro pega.

Endereço completo: CEP e cidade bastam. Por exemplo, número, complemento e bairro são perda de tempo até o fechamento.

Nome fantasia e razão social: escolha um. Por isso, colocar os dois só aumenta a chance do vendedor errar na hora de cadastrar.

Observações livres em cada etapa: se é pra todo mundo preencher, vira campo fixo. Se é eventual, uma área de observações geral já resolve.

O ponto é direto: se o campo não vira relatório e não muda a decisão do gestor, ele não deveria estar no CRM.

O CRM fecha todo dia

Essa é a quarta regra que a 360 implanta. Quinze minutos no fim do expediente: o que foi feito marca como concluído, o que não foi reagenda com data real, o que virou outra coisa atualiza.

Se o CRM não fecha todo dia, o dado da semana já nasce errado. Daí a reunião de pipeline vira discussão sobre se o número está certo em vez de discussão sobre o que fazer.

Ou seja, o hábito do fechamento diário é mais importante do que qualquer campo que você adicione no sistema.

Integração com WhatsApp: conversa precisa cair no CRM

WhatsApp virou canal oficial de venda. O problema é que a maioria das empresas usa o app pessoal do vendedor. Quando ele sai, leva o histórico embora.

Por isso, CRM integrado ao WhatsApp não é luxo. É campo obrigatório do processo. A conversa precisa cair dentro do negócio no CRM, senão você perde rastreabilidade.

Como saber se você tem campos do CRM demais

Três sinais claros:

1- O vendedor não preenche
Se o time ignora o campo, é porque ele não faz sentido. Portanto, não adianta cobrar preenchimento, tem que tirar o campo.

2- O relatório mensal não usa aquele dado
Todo campo do CRM precisa virar decisão. Se você nunca filtrou por aquilo, não precisava estar lá.

3- Ninguém lembra pra que serve
Quando você pergunta “pra que a gente usa esse campo?” e o gestor hesita, já era. Pode apagar.

Campos do CRM e comissionamento de SDR

Tem uma relação direta entre campo do CRM e modelo de comissionamento. Especialmente em operações com SDR, onde parte da comissão vem de reuniões realizadas e parte vem de vendas convertidas.

O peso por controlabilidade que a 360 usa:

SAL (reunião realizada dentro dos critérios): peso entre 70% e 100%
Vendas convertidas das reuniões que o SDR agendou: peso entre 0% e 30%

Nunca use “agendamentos” como fator. Agendamento ignora a qualidade, e premiar agendamento aumenta volume e derruba conversão.

Agora vem o ponto: pra esse modelo funcionar, você precisa ter dois campos obrigatórios no CRM. Primeiro, “origem do lead” mostrando que veio do SDR. Segundo, “data da reunião” preenchida, porque SAL só conta quando a reunião acontece de fato.

Sem esses dois campos, o cálculo da comissão vira briga. Com eles, o próprio SDR consegue calcular sozinho no dia 15, sem depender do financeiro.

A regra final: campo que não vira ação sai do CRM

Se o dado não muda a decisão do gestor nem aparece no relatório semanal, ele não deveria estar no cadastro. Simples assim.

No fundo, CRM que funciona é CRM enxuto. Nove campos obrigatórios, próxima atividade sempre preenchida e fechamento todo dia. O resto é enfeite.

Para aprofundar: o que é CRM e como funciona na prática.

Se a sua empresa precisa de ajuda pra definir quais campos do CRM realmente importam e implantar um sistema que o time use de verdade, a consultoria comercial da 360 já fez isso em mais de 200 empresas, com 82% de taxa de renovação.

Este artigo faz parte do guia completo de CRM para vendas, que mostra como escolher, implantar e fazer o time usar o sistema.